Help Desk to dział wsparcia technicznego i obsługi klienta, który pomaga zarówno sklepom, operatorom, jak i klientom rozwiązywać problemy związane z funkcjonowaniem systemu kaucyjnego. To również wsparcie dla personelu sklepu w zakresie konfiguracji i działania systemu kaucyjnego, np. obsługi oprogramowania do rejestracji opakowań.

Raportowanie w systemie kaucyjnym to proces gromadzenia, analizowania i dostarczania danych na temat działania systemu kaucyjnego. Dane te są niezbędne zarówno dla operatorów, jak i organów nadzorczych oraz samych sklepów, aby ocenić efektywność systemu i jego zgodność z przepisami. Raporty te pomagają śledzić, ile opakowań przetwarza sklep, automat lub operator w danym okresie (np. dziennym, tygodniowym, miesięcznym). Raporty finansowe Zawierają dane na temat przepływów finansowych związanych z kaucją, takie jak: suma kaucji naliczonej klientom, suma zwróconych kaucji, a także ewentualne różnice wynikające z błędów systemowych lub problemów operacyjnych. Operatorzy i sklepy muszą zapewniać zgodność raportów finansowych z przepisami, co jest istotne dla organów kontrolujących system.

Logistyka u operatorów w systemie kaucyjnym to kluczowy element działania całego systemu, zapewniający sprawną zbiórkę, transport i przetwarzanie opakowań objętych kaucją. Skutecznie zarządzana logistyka gwarantuje, że zwrócone opakowania są szybko i efektywnie odbierane z punktów zbiórki (np. sklepów), transportowane do centrów przetwarzania i poddawane recyklingowi lub ponownemu użyciu.

Logistyka obejmuje również kompleksowe zarządzanie procesami odbioru, transportu, sortowania i przetwarzania zwróconych opakowań. Aby system funkcjonował sprawnie, kluczowe są optymalizacja tras, efektywne zarządzanie danymi logistycznymi oraz współpraca z punktami zbiórki, operatorami recyklingu i sklepami. Dobre zarządzanie logistyką pozwala na zmniejszenie kosztów operacyjnych, efektywne przetwarzanie surowców i ochronę środowiska.

Zbiórka manualna z hostem centralnym to sposób realizacji systemu kaucyjnego, w którym sklepy nie korzystają z automatycznych maszyn do przyjmowania opakowań (tzw. RVM – Reverse Vending Machines), lecz realizują proces zbiórki ręcznie. Cała operacja jest jednak zintegrowana z centralnym systemem informatycznym (tzw. hostem centralnym), który umożliwia zarządzanie danymi, śledzenie zwrotów opakowań oraz rozliczanie kaucji.

Jak działa zbiórka manualna: 

• W systemie zbiórki manualnej klienci zwracają opakowania bezpośrednio do personelu sklepu, np. przy kasie lub w wyznaczonym punkcie zwrotu.
• Pracownik sklepu ręcznie przyjmuje opakowanie, sprawdzając jego stan oraz czy jest ono objęte systemem kaucyjnym (czy opakowanie ma odpowiedni kod i spełnia wymagania systemu).
• Po weryfikacji, pracownik wprowadza dane o zwróconym opakowaniu do systemu (zazwyczaj skanując kod kreskowy lub wprowadzając dane ręcznie).
•  Po przyjęciu opakowania, informacje o jego zwrocie (np. kod kreskowy, data i miejsce zwrotu) są przesyłane do hosta centralnego, gdzie są rejestrowane i gromadzone.
• Host centralny umożliwia automatyczne rozliczenia finansowe – na podstawie danych w systemie, sklep jest rozliczany z operatorami systemu kaucyjnego.
• Po wprowadzeniu danych do systemu, klient otrzymuje zwrot kaucji. Zwrot może być realizowany w formie gotówkowej lub jako bon, który może zostać wykorzystany na zakupy w sklepie.
• Host centralny zapisuje wartość zwróconej kaucji, co pozwala na rozliczenie sklepu z operatorem systemu kaucyjnego.

Host centralny pozwala na gromadzenie wszystkich informacji o zwrotach w jednym miejscu, co umożliwia łatwe zarządzanie danymi, a także zapewnia transparentność i kontrolę operacji. Dzięki integracji z systemem centralnym, sklepy nie muszą ręcznie rozliczać zwróconych kaucji. Wszystkie transakcje są automatycznie księgowane, co eliminuje ryzyko błędów i przyspiesza proces rozliczeń między sklepami a operatorami. Zbiórka manualna z hostem centralnym jest szczególnie korzystna dla mniejszych sklepów, które nie muszą inwestować w kosztowne automaty (RVM). Mogą wprowadzić system kaucyjny przy niższych kosztach, jednocześnie zapewniając zgodność z wymogami systemu kaucyjnego.